Rehber
Gemi tamirinde ek iş onayı nasıl alınır?
Kısa cevap
Ek iş onayı; çıkan işi fotoğraf ve ölçüyle belgelemek, birim fiyatıyla birlikte armatör veya superintendent'e yazılı sunmak, onayı (ad, tarih, not) kaydetmek ve onaylanan ek işi iş emrine bağlayıp faturaya eklemekle alınır.
Ek işler, gemi tamir firmalarında en sık yaşanan tahsilat sorununun kaynağıdır. İş sırasında herkes "sonra hallederiz" der; iş bitince hangi işin onaylı, hangisinin fiyatının ne olduğu tartışılır. Çözüm, ek işi çıktığı anda belgelemek ve onayı kayda almaktır.
Sık yapılan hatalar
- Sözlü onayla iş yapmak: Yazılı onayı olmayan ek iş çoğu zaman eksik tahsil edilir.
- Fotoğrafsız kayıt: İşin gerçekten yapıldığının kanıtı olmadan itiraz gelir.
- Ek işi teklife bağlamamak: Ayrı dosyalarda tutulan ek işler faturada unutulur.
Adım adım
-
01
Ek işi anında belgeleyin
Teklifte olmayan bir iş çıktığında fotoğraf çekin, miktarı ölçün ve kısa bir açıklama yazın. Belgeleme, onayın ve tahsilatın temelidir.
-
02
Birim fiyatla sunun
Ek işi, mümkünse teklifteki birim fiyatlarla fiyatlandırıp armatöre veya superintendent'e yazılı (e-posta) sunun.
-
03
Onayı kaydedin
Onaylayan kişiyi, tarihi ve varsa e-posta referansını kaydedin. Sözlü onaylar sonradan tartışma yaratır.
-
04
İşe bağlayıp faturaya ekleyin
Onaylanan ek işi ilgili iş emrine bağlayın; fatura kesilirken ek işler otomatik olarak kaleme gelsin.
Sık sorulan sorular
Onaysız ek iş faturalanır mı?
Pratikte zordur; yazılı onayı olmayan ek işlerde armatör itiraz edebilir. Bu yüzden onayı baştan kayda almak gerekir.
Ek iş hangi fiyatla faturalanır?
Genellikle teklifteki birim fiyatlarla; teklifte olmayan bir kalemse ayrıca anlaşılan fiyatla. Her iki durumda da fiyat onayla birlikte kaydedilmelidir.